Il caso aziendale

In questa puntata vogliamo condividere un caso aziendale affrontato dal nostro team, in cui abbiamo progettato e implementato un sistema di assetti organizzativi, amministrativi e contabili per la gestione dei rischi di impresa.

L’azienda opera nel settore del commercio al dettaglio e servizi ed è nata a fine anni ’70.

Al nostro primo incontro, avvenuto nella seconda metà del 2015, presentiamo all’azienda un report andamentale degli ultimi 5 anni, con cui evidenziamo il costante peggioramento economico-finanziario fino al conclamato stato di crisi.

Questa la situazione iniziale che ci si prospetta.

L’azienda non ha un piano strategico, alcuni prodotti e servizi sono obsoleti, la voglia di rimettersi in gioco è fiacca e non è chiaro dove si vuole andare.

Sotto l’aspetto organizzativo e di gestione del personale, i dipendenti non sentono la guida della famiglia, non si sentono motivati, l’organigramma esiste ma non viene rispettato, i ruoli e le deleghe non sono formalizzati. La comunicazione interna è priva di efficacia.

La formazione viene fatta in maniera del tutto destrutturata. Mancano procedure, programmi e obiettivi definiti.

Anche l’aspetto tecnologico rileva importanti carenze: i macchinari sono obsoleti, gli investimenti negli ultimi anni sono scarsi e, quando avvengono, sono di mera sostituzione. C’è poca automazione, sebbene necessaria, nella gestione delle scorte di magazzino. Ciò causa frequenti carenze di materiale nei Punti vendita, con ricorrenti perdite di fatturato e conseguenti insufficienti flussi di cassa.

Così, l’hardware è obsoleto mentre il software per la gestione amministrativa, con un buon potenziale, è scarsamente sfruttato a causa della ritrosia del personale.

La comunicazione e il marketing sono impostate a livello superficiale: esiste un sito internet che di fatto non funziona e non permette agevolmente di acquistare online.

In ultimo, ma non per importanza, la comunicazione interna è gestita per urgenze.

Di fronte a questa situazione, così abbiamo operato:

Premessa fondamentale è che i risultati li abbiamo raggiunti solo grazie alla forte volontà di risanamento della famiglia al comando, che ha voluto e saputo “fidarsi e affidarsi” a noi, dandoci credibilità agli occhi dei collaboratori.

L’intervento del nostro team ha mirato proprio a riassettare e implementare da nuovo il sistema di gestione e presidio delle aree critiche.

• Abbiamo calendarizzato incontri con la proprietà e i Supervisori per sviluppare la strategia e pianificare le azioni da mettere in atto per rivoltare la gestione dell’azienda.
• Abbiamo fatto formazione sugli strumenti manageriali che attivano la motivazione dei collaboratori. Abbiamo rivisitato i ruoli e assegnato gli obiettivi individuali e di gruppo e condiviso il progetto con tutti nel meeting annuale.

Il piano strategico, assieme al budget, al forecast e al preventivo di tesoreria sono diventati strumenti familiari alla direzione, a cui è seguita la traduzione degli obiettivi strategici in azioni da porre in essere ai livelli operativi. Anche l’uso massiccio degli strumenti di motivazione ha fatto la sua parte in questo percorso di recupero della fiducia e del senso di appartenenza.

Quanto all’assetto strategico-organizzativo, sono state somministrate delle interviste a questionario alla direzione, ai dirigenti territoriali, ai responsabili dei punti vendita e, a campione, agli operatori di punto vendita più carismatici. E poi la social network analysis ha permesso di capire chi esercitava il comando effettivamente, e si è lavorato sulle disuguaglianze organizzative e, di seguito, sui processi aziendali legati alla comunicazione interna ed esterna.

In concomitanza è stata effettuata una due diligence contabile approfondita, sono stati studiati i competitor e le loro strategie, e fatto ricerca sui trend sociali, anche online, che influenzano i comportamenti dei consumatori dei prodotti e servizi aziendali.

E’ stata enucleata la parte di azienda che ancora conservava valore dando vita a un nuovo ramo di azienda, coerentemente con la strategia aziendale, incontrato le sigle sindacali e negoziato la scelta del personale da mantenere a bordo.

Il piano strategico per il periodo 2016-2019, condiviso con tutte le sedi operative, è stato strutturato in 7 linee da seguire nel medio termine.

Il piano di comunicazione e marketing è stato realizzato da una società di comunicazione, con cui si è  lavorato fianco a fianco, per integrarne le leve nel piano strategico.

Le linee guida, la carta dei valori, la formalizzazione delle deleghe e il sistema di welfare aziendale, anch’essi condivisi e accettati dai collaboratori, hanno rappresentato tool di rafforzamento del processo di forte recupero di leadership e senso di appartenenza. In una parola, le persone sono risalite a bordo!

In merito all’assetto amministrativo-contabile, al piano strategico sono seguiti i budget annuali, divenuti lo strumento di sintesi del livello di coinvolgimento e motivazione dei collaboratori nel perseguire gli obiettivi assegnati.

Anche il sistema di feedback, improntato sia verso i collaboratori che verso i clienti, è entrato a far parte del nuovo modo di gestire l’azienda.

E’ stata strutturata tutta la formazione e assettato un cruscotto di controllo coi più rilevanti indicatori di performance aziendali, sia quantitativi che qualitativi.

Inoltre, il Sistema di reporting è stato strutturato in modo da prevedere il confronto periodico tra i dati a consuntivo e gli obiettivi prefissati; in caso di scostamenti rilevanti, la tecnica cab cam ci ha permesso di capire cosa è successo.

Infine, sono stati effettuati investimenti in hardware e software, finalizzati al potenziamento del sistema di controllo interno, alla tempestività e correttezza di rilascio dei dati e alla gestione automatizzata del magazzino. E’ stato, inoltre, potenziata la gestione della tesoreria.

Porre obiettivi raggiungibili, misurare le performance qualitative e quantitative in maniera strutturata, ha consentito di prendere piena coscienza della gestione e di affrontare, attraverso gli strumenti di programmazione aziendale, i rischi aziendali in maniera coerente e organizzata. L’azienda è riuscita così a superare la crisi, e ora punta a prevenirla.

Tra i Risultati ottenuti, sicuramente un rinnovato senso di fiducia delle persone che oggi si sentono più motivate e con un più elevato spirito di appartenenza all’azienda, e quindi più produttive.

Inoltre, un buon sistema di revisione dei processi di approvvigionamento dei PdV ha fatto recuperare quote di mercato e di fatturato.

E a tale cambiamento strategico e organizzativo sono seguiti anche i risultati economico-finanziari, oggi riassunti in un cruscotto aziendale sintetico ed efficace.

Insomma, l’implementazione del piano strategico e di un diverso metodo di condurre l’azienda ha mostrato i suoi frutti.

L’implementazione di questo nuovo sistema di assetti, che nel tempo si sono rivelati adeguati, cioè aver messo a regime strumenti di pianificazione e controllo, consente oggi all’azienda di prevenire le crisi e garantire la continuità aziendale.